Le programme TEP Ontario propose un outil informatique que les médecins et les centres de TEP peuvent utiliser pour transmettre par voie électronique les renseignements cliniques d’un patient recevant une TEP.
Le programme collecte également des données relatives aux TEP pour planifier et gérer la prestation et l’expansion des services de TEP dans la province. Le programme vise à éviter les examens inutiles en mettant à disposition la TEP seulement dans des situations où les données probantes démontrent que cet examen peut s’avérer utile pour les patients.
Consultez des renseignements au sujet de nos rôles et de nos responsabilités en matière de respect de la vie privée concernant le programme de TEP en Ontario.
Pour de plus amples détails, joignez le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario.
Table des matières
Respect de la vie privée pour les patients
L’information disponible ici est destinée aux patients recevant des services de TEP par l’entremise de TEP Ontario, un programme de Santé Ontario (Action Cancer Ontario).
Si vous recevez des services de TEP en Ontario, il se peut que votre médecin utilise un outil électronique, à savoir l’outil électronique de TEP, pour demander ces services. Les centres de TEP de l’Ontario, là où les TEP sont réalisées, utilisent également l’outil pour soumettre les résultats des examens passés dans leurs établissements.
Nous savons que vous accordez de l’importance à la protection de votre vie privée. Ici, vous pouvez trouver des renseignements sur :
- les rôles et les responsabilités de Santé Ontario (Action Cancer Ontario) en matière de protection de la vie privée dans le cadre de TEP Ontario
- la manière dont nous assumons nos responsabilités
- les services et les garanties que nous proposons dans le cadre du programme TEP Ontario
- les personnes-ressources avec lesquelles communiquer si vous avez des questions ou des doutes
Outil électronique de TEP
Cet outil électronique d’orientation permet aux médecins responsables de l’orientation et aux centres de TEP d’échanger des informations. Votre médecin peut envoyer une demande de TEP par voie électronique à un centre de TEP pour prendre rendez-vous. Une fois la TEP réalisée, le centre publie les résultats de l’examen dans l’outil de TEP, où le médecin peut les consulter.
Rôle de Santé Ontario
Santé Ontario (Action Cancer Ontario) met l’outil électronique de TEP à la disposition des médecins responsables de l’orientation et aux centres de TEP afin qu’ils puissent s’échanger des données relatives aux TEP. Nous réalisons cela en notre qualité de « fournisseur de réseau d’information sur la santé » conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).
Les médecins et les centres de TEP utilisent également l’outil électronique de TEP pour divulguer des données relatives aux TEP à Santé Ontario. Nous utilisons ces données pour planifier, gérer et améliorer les services de TEP dans la province. Nous sommes autorisés à recueillir et utiliser ces données en notre autorité « d’entité prescrite » conformément à la LPRPS.
Renseignements recueillis à l’aide de l’outil électronique de TEP
Pour vous orienter vers une TEP, votre médecin devra envoyer vos renseignements personnels sur la santé à un centre de TEP. Il peut le faire en toute sécurité à l’aide de l’outil électronique de TEP.
Ces renseignements peuvent comprendre votre nom, votre numéro de carte d’assurance-santé, votre diagnostic, vos antécédents médicaux et le centre de TEP retenu pour votre examen. Le centre de TEP a besoin de vos renseignements personnels sur la santé pour organiser et réaliser une TEP.
Santé Ontario recueille également les renseignements que les médecins responsables de l’orientation et les centres de TEP saisissent dans l’outil électronique de TEP. Nous le faisons pour planifier, gérer et améliorer les services de TEP dans la province.
Obtenir l’accès à vos renseignements personnels sur la santé dans l’outil électronique de TEP
Vous pouvez demander à votre fournisseur de soins de santé une copie des renseignements personnels sur la santé à votre sujet qui sont conservés dans l’outil électronique de TEP.
Qui a accès à vos renseignements personnels sur la santé
Les groupes de personnes suivants ont accès à vos renseignements personnels sur la santé de l’outil électronique de TEP au moyen d’un site Web sécurisé.
Médecins responsables de l’orientation et centres de TEP
Les fournisseurs de soins de santé peuvent saisir ou visualiser les renseignements de leurs patients dans l’outil électronique de TEP. Leur accès doit être autorisé par un responsable de l’enregistrement qui vérifie l’identité de l’utilisateur et confirme leur besoin d’accéder à l’outil électronique de TEP.
Personnel informatique de TEP Ontario et de Santé Ontario
Le personnel informatique de TEP Ontario et de Santé Ontario ont accès à l’outil électronique de TEP pour faire ce qui suit :
- soutenir les activités du programme
- soutenir l’application
- appliquer les changements demandés aux dossiers des patients (p. ex., correction d’erreurs)
- extraire des renseignements aux fins de planification et de gestion du système de santé (conformément à la qualité « d’entité prescrite » de Santé Ontario)
Personnel du soutien technique de Santé Ontario
Le personnel du soutien technique a le même accès que le personnel informatique de TEP Ontario et de Santé Ontario. Par ailleurs, ils peuvent accéder physiquement au serveur de TEP Ontario, qui est hébergé en toute sécurité dans le centre de données de Sant Ontario.
Santé Ontario protège vos renseignements personnels sur la santé
Les renseignements personnels sur la santé enregistrés dans l’outil électronique de TEP sont protégés par des mesures de protection administratives, techniques et physiques.
Mesures de sécurité administratives
Les centres de TEP faisant appel à l’outil électronique de TEP doivent signer un contrat de licence avec Santé Ontario. Le contrat contient les conditions d’utilisation détaillées devant être acceptées par les utilisateurs autorisés (employés, consultants et prestataires) avant qu’ils n’accèdent à l’outil électronique de TEP.
Les médecins responsables de l’orientation doivent accepter les conditions de service avant de pouvoir accéder à l’outil.
Les deux accords nécessitent que les utilisateurs de l’outil électronique de TEP veillent au maintien de la confidentialité des renseignements personnels sur la santé auxquels ils ont accès grâce à l’outil et de leurs identifiants d’utilisateur.
Le personnel de Santé Ontario qui a accès à la base de données de TEP Ontario doit signer des ententes de confidentialité et régulièrement participer à des formations sur la sécurité et la protection de la vie privée. Cela permet de s’assurer qu’ils comprennent les mesures de protection qu’ils doivent utiliser pour protéger les renseignements personnels sur la santé enregistrés dans la base de données.
Mesures de protection techniques
Les utilisateurs de l’outil électronique de TEP sont enregistrés auprès d’un responsable de l’enregistrement qui valide l’identité de l’utilisateur et confirme son besoin d’accéder à l’outil. Les utilisateurs accèdent à l’outil électronique de TEP grâce à un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques, par l’entremise d’un site Web sécurisé.
Mesures de protection physiques
La base de données de TEP Ontario se trouve dans le centre de données sécurisé de Santé Ontario. L’accès au centre de données est limité à un nombre restreint de membres du personnel de soutien et est contrôlé par des cartes d’accès électroniques et supervisé à l’aide de la vidéosurveillance.
Respect de la vie privée pour les fournisseurs de soins de santé
Nous établissons ici nos rôles et nos responsabilités en matière de respect de la vie privée concernant le programme de TEP en Ontario et décrivons la façon dont nous les appliquons. Ces renseignements sont destinés aux fournisseurs de soins de santé, ainsi qu’aux agents hospitaliers de la vie privée, aux administrateurs et aux agents de sécurité.
Outil électronique de TEP
L’outil électronique de TEP fournit aux médecins des formulaires en ligne de demande de TEP pour les patients. Il fournit également aux centres de TEP des formulaires en ligne de soumission des résultats des TEP réalisés au sein de leurs locaux.
Santé Ontario (Action Cancer Ontario) utilise les données de TEP recueillies auprès des médecins et des centres de TEP pour produire des analyses et des rapports sur l’utilisation et l’efficacité des TEP. Nous présentons des rapports globaux au ministère de la Santé et au Comité de direction des TEP.
Renseignements recueillis à l’aide de l’outil électronique de TEP
Les médecins recueillent les renseignements personnels sur la santé suivants auprès de leurs patients à l’aide de l’outil électronique de TEP :
- Données démographiques : nom du patient, date de naissance, sexe, numéro de carte d’assurance maladie, numéro de téléphone, province et code postal
- Renseignements du fournisseur : nom du médecin responsable de l’orientation, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, adresse de courriel et numéro d’enregistrement auprès de l’OMCO, nom du médecin en charge de l’interprétation de la TEP
- Renseignements de l’établissement de santé : Centre de TEP
- Renseignements cliniques : renseignements sur la maladie, diagnostic, stade clinique et pathologique, objet de la TEP, études d’imagerie antérieures, marqueurs biologiques et autres documents cliniques pertinents
- Renseignements sur les résultats des TEP : Date de la TEP, observations établies à partir de la TEP, et source et type d’agent radiopharmaceutique utilisé
Les renseignements sont conservés dans une base de données sécurisée à Santé Ontario.
Pouvoir législatif de Santé Ontario pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur la santé
Santé Ontario a trois types différents de pouvoirs législatifs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS)?
Dépositaire de renseignements sur la santé
La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur la santé (p. ex., nom du patient, numéro de carte d’assurance-santé et résultats de TEP) par les fournisseurs de soins de santé et Santé Ontario sont régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Cette loi établit les règles que les « dépositaires de renseignements sur la santé » et les autres parties dans le continuum de la santé doivent respecter dans la gestion de la confidentialité des renseignements des patients. Par exemple, les médecins responsables de l’orientation et les centres de TEP sont classés comme « dépositaires de renseignements sur la santé » en vertu du paragraphe 3(1) de la LPRPS.
Fournisseur de réseau d’information sur la santé
En donnant accès à l’outil électronique de TEP aux dépositaires de renseignements sur la santé afin qu’ils puissent échanger des données sur leurs patients, Santé Ontario agit en qualité d’agent, comme défini à l’article 2 de la LPRPS, des dépositaires de renseignements sur la santé, et en qualité de « fournisseur de réseau d’information sur la santé », tel que défini au paragraphe 6(2) du Règlement de la LPRPS. Ce paragraphe décrit un fournisseur de réseau d’information sur la santé comme une personne qui permet à deux dépositaires de renseignements sur la santé (p. ex., médecins et centres de TEP) ou plus d’utiliser des moyens électroniques pour échanger des renseignements personnels sur la santé. En cette qualité, notre utilisation des renseignements personnels sur la santé recueillis à l’aide de l’outil électronique de TEP est strictement limitée à toutes les activités nécessaires pour soutenir la prestation des services informatiques.
Santé Ontario gère le domaine du Programme d’accès aux TEP. Cela inclut la mise en œuvre d’un processus juridictionnel pour déterminer l’admissibilité d’un patient à une TEP. Dans le cadre du domaine du Programme d’accès aux TEP, au nom des médecins et avec le consentement exprès d’un patient, nous assurons l’anonymat des trousses de demande de TEP reçues par l’entremise de l’outil électronique de TEP et transmettons ces trousses à un groupe de spécialistes cliniques. Le groupe examine chaque demande de TEP et détermine l’admissibilité d’un patient à une TEP.
Entité prescrite
Santé Ontario est désigné comme « entité prescrite » à l’article 18 du Règlement de la LPRPS. En vertu de cette loi, les entités prescrites sont des organismes autorisés à recueillir des renseignements personnels sur la santé sans le consentement d’un patient auprès des dépositaires de renseignements sur la santé (p. ex., médecins responsables de l’orientation et centres de PET) aux fins d’analyse et de compilation des données statistiques relatives à l’évaluation, la surveillance, la gestion ou la planification de l’ensemble ou d’une partie du système de santé, ou d’allocation des ressources, notamment la prestation de services de santé (conformément au paragraphe 45(5) de la LPRPS).
À titre d’exemple, dans le cadre de notre mandat, nous planifions et coordonnons les services de cancérologie de l’Ontario. Le paragraphe 45(6) de la LPRPS permet aux entités prescrites d’utiliser des renseignements personnels sur la santé (sans le consentement du patient) aux mêmes fins. Cela signifie que nous avons le droit de recueillir des renseignements personnels sur la santé de patients atteints d’un cancer auprès des fournisseurs de soins de santé et d’utiliser ces renseignements pour planifier et coordonner les services de cancérologie dans la province.
Consentement du patient
Domaines du Registre des TEP et des services de TEP assurés
Les fournisseurs de soins de santé peuvent supposer qu’ils disposent du consentement implicite d’un patient pour recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels sur la santé de ce dernier afin de lui fournir des soins de santé ou de contribuer à lui en fournir, sauf s’ils savent qu’un patient a précisément refusé ou retiré son consentement à cette fin.
Les instructions expresses d’un patient ordonnant le refus ou le retrait de son consentement à l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels sur la santé à des fins de soins de santé sont détaillées au paragraphe 20(2) et aux alinéas 37(1)a) et 38(1)a) de la LPRPS. Elles sont communément désignées sous le nom de « renseignements verrouillés ». Cela signifie que les fournisseurs de soins de santé peuvent supposer qu’ils disposent du consentement de leur patient pour soumettre ou consulter leurs renseignements par le biais de l’outil électronique de TEP afin d’offrir des soins dans le cadre des domaines du Registre des TEP et des services de TEP assurés. Toutefois, les patients peuvent « verrouiller » l’utilisation de leurs renseignements personnels sur la santé par un fournisseur ou un organisme particulier et la divulgation de ces renseignements à ce dernier.
Lorsqu’un patient choisit de « verrouiller » ses renseignements, ceux-ci ne doivent pas être saisis dans l’outil électronique de TEP (ou, le cas échéant, seront supprimés de celui-ci).
Domaine du Programme d’accès aux TEP
Dans le cadre du domaine du Programme d’accès aux TEP, les fournisseurs de soins de santé doivent obtenir le consentement exprès du patient pour fournir ses renseignements à Santé Ontario par l’entremise de l’outil électronique de TEP afin de déterminer son admissibilité à une TEP.
Rôles et responsabilités des utilisateurs de l’outil électronique de TEP en matière de confidentialité
Les médecins et les centres de TEP sont définis comme des « dépositaires de renseignements sur la santé ». Cela signifie qu’ils sont soumis aux exigences particulières de protection de la vie privée énumérées dans la LPRPS. Elles exigent notamment :
- la nomination d’une personne-ressource chargée de la protection de la vie privée
- l’élaboration d’un programme de respect de la vie privée
- la notification des patients concernés si leurs renseignements personnels sur la santé ont été perdus ou volés
Santé Ontario héberge l’outil électronique de TEP pour offrir aux médecins responsables de l’orientation et aux centres de TEP un moyen sécurisé d’échange des données des patients relatives aux TEP aux fins d’offre des services de TEP aux patients. Les données échangées comprennent les renseignements personnels sur la santé. Nous agissions alors en qualité de « fournisseur de réseau d’information sur la santé ». Nous devons nous conformer aux exigences particulières établies au paragraphe 6(3) du Règlement de la LPRPS.
Les médecins et les centres de TEP utilisent également l’outil électronique de TEP pour divulguer les données relatives aux TEP à Santé Ontario aux fins de planification, de gestion et de coordination des services de TEP dans la province. En qualité « d’entité prescrite », telle que définie dans la LPRPS, nous sommes tenus de publier une description de nos fonctions et des pratiques de protection de la vie privée que nous appliquons pour protéger les renseignements personnels sur la santé que nous recueillons (conformément au paragraphe 18(2) du Règlement de la LPRPS). Notre Énoncé sur les pratiques relatives aux renseignements répond à cette exigence.
Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario doit passer en revue et approuver nos pratiques de protection de la vie privée tous les trois ans (conformément au paragraphe 45(4) de la LPRPS).
Accès à l’outil électronique de TEP – Journal d’audit
L’outil électronique de TEP comprend une fonction administrative en fonction des rôles afin que les gestionnaires du respect de la vie privée (ou leurs délégués) puissent produire un journal d’audit des accès aux renseignements enregistrés dans l’outil et des transferts de ceux-ci. Le service de dépannage de Santé Ontario aidera les utilisateurs à exercer cette fonction sur demande.
Évaluation des menaces et des risques
Santé Ontario a réalisé une évaluation des menaces et des risques qui comprenait une analyse de l’outil électronique de TEP, ainsi que des serveurs et du réseau l’hébergeant. Un exemplaire de cette évaluation est mis à disposition des agents du respect de la vie privée ou de sécurité hospitaliers qui signent un accord de confidentialité.